Zarządzanie i administrowanie - dwa różne zawody

Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości w tym bieżącego administrowania nieruchomością, jak również czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość. Przy administrowaniu nieruchomością, decyzje są podejmowane przez właściciela lub w przypadku wspólnoty mieszkaniowej przez jej Zarząd.

Znaczenie pojęć zarządzanie/administrowanie w praktyce jest często mylone, a wiedza w środowisku właścicieli nieruchomości i wspólnot mieszkaniowych jest niewystarczająca. Często, sami licencjonowani zarządcy nieruchomości nadużywają pojęcia zarządzanie w stosunku do wykonywanych przez siebie czynności. We wspólnotach mieszkaniowych zarządzanie to faktyczne wykonywanie czynności "zarządu zwykłego" przez Zarząd Wspólnoty lub osobę z licencją zarządcy nieruchomości. Czynności "zarządu zwykłego" to najprościej mówiąc wszystkie czynności, dla których ustawodawca nie zastrzegł w ustawie obowiązku uzyskania zgody właścicieli dysponujących większością udziałów, wyrażonej w formie uchwały. Czynności "zarządu zwykłego" to wszystkie czynności poza wymienionymi w art. 22 ust. 2 ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994r. Nie wszyscy zainteresowani (zarządy wspólnot, właściciele nieruchomości oraz licencjonowani zarządcy) potrafią rozróżnić funkcje zarządca / administrator. W świetle ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994r., w przypadku wspólnoty mieszkaniowej, za decyzje związane z zarządzaniem nieruchomością (lub ich zaniechanie), odpowiada Zarząd Wspólnoty powołany uchwałą przez właścicieli lub licencjonowany zarządca nieruchomości powołany w jeden z poniższych sposobów:

• poprzez wybór do Zarządu wspólnoty uchwałą właścicieli na podstawie przepisów rozdziału 4 ustawy o własności lokali,
• poprzez notarialne przekazanie zarządu przez właścicieli uchwałą w formie aktu notarialnego podlegającego wpisowi do księgi wieczystej (art.18 ust. 1 ustawy o własności lokali),
• jako zarządca przymusowy - postanowieniem Sądu.

We wszystkich pozostałych przypadkach, bez względu na treść zawartych umów, licencjonowani zarządcy nieruchomości występują jako administratorzy, chociaż na podstawie zawartych umów (i otrzymanych pełnomocnictw) mogą wykonywać część lub wszystkie czynności "zarządu zwykłego".

Wariantem godnym polecenia dla wspólnoty mieszkaniowej jest sytuacja, w której zarządza wybrany przez właścicieli Zarząd Wspólnoty, pełniący funkcję decyzyjną i kontrolną, a administruje doświadczona firma specjalizująca się w zarządzaniu nieruchomościami. Zadaniem firmy administrującej jest wykonywanie pełnej obsługi nieruchomości - technicznej i finansowej, doradzanie Zarządowi, a także przygotowywanie i przedstawianie Zarządowi do akceptacji gotowych projektów uchwał, planu gospodarczego i planu remontów. Ostateczne decyzje są podejmowane przez Zarząd (lub przez większość właścicieli w formie uchwały - dla czynności przekraczających "zarząd zwykły"), który pozostawia dla siebie funkcję decyzyjną i kontrolną.